پژوهش های برتر | پروپوزال آماده، مدیریت استراتژیک شرکت ها، پلن های کسب و کار
شیوه های ارتباط
ارتباطات مکاتبه ای، شفاهی و غیر کلامی سه شیوه ارتباطات در سازمان ها هستند. تقریباً بیشتر موارد شیوه ها با یکدیگر ترکیب می شوند.
ارتباط مکاتبه ای
گزارش ها، دستورالعمل ها و فرم ها از جمله شکل های متداول ارتباط مکاتبه ای می باشند، همچنین نامه رسمی و یادداشت های اداری از متداول ترین نوع مکاتبه ای می باشند. سازمان ها ارتباطات مکاتبه ای زیادی را ایجاد می کنند نامه یک وسیله ارتباطی رسمی با شخصی دیگر و به طور معمول در خارج از سازمان است شاید متداول ترین شکل ارتباط در سازمان ها یادداشت های اداری باشد یادداشت ها به طور معمول برای شخص و یا گروهی در داخل سازمان ارسال می شود یادداشت ها به طور معمول دارای عنوان واحدی بوده و غیر شخصی تر هستند (زیرا آنها به طور معمول برای بیش از یک نفر ارسال می شوند) ولی رسمیت آنها از نادرترین است. گزارش ها و دستورالعمل ها و فرم ها از جمله دیگر شکل های متداول ارتباط مکاتبه ای هستند. به طور معمول پیشرفت یا نتیجه یک پروژه که بیشتر اطلاعات لازم را برای تصمیم گیری فراهم می کند،به صورت گزارش تنظیم می شود. دستورالعمل ها کاربردهای زیادی در سازمان دارند. دستورالعمل ها ی آموزش روش کار با ماشین را می آموزند. دستورالعمل های سیاست و روش ها کارکنان را با قوانین و مقررات سازمان آشنا می سازند و دستورالعمل های عملیاتی چگونگی انجام وظایف و بروز واکنش در برابر مسایل مربوط به کار را توضیح می دهد (مورهد گریفمن، ۱۳۷۴. ص۴۶۳-۴۶۵).
ارتباط کلامی
گسترده ترین نوع ارتباط سازمانی است. هدف از ارتباطات کلامی ایجاد زمینه برای مبادله آزاد اندیشه ها است.
در گام های زندگی انسان هیچ رفتار ارتباطی به اندازه ارتباطات کلامی وسعت و تأثیر ندارد و هیچ پدیده ارتباطی اینقدر با زندگی انسان عجین نیست.
ارسطو: انسان چون ناطق است انسان است و دکارت می گوید : حیوان نمی تواند فکر کند زیرا نمی تواند تکلم کند. ایمل دورکیم، عقیده دارد که به سبب اجتماعی بودن انسان ناطق است. اختلاف بین ارتباطات کلامی و غیر کلامی به سادگی مقایسه اعمال و صحبت نیست مثلاً صحبت کردن نیز آمیخته با عناصر غیر کلامی چون تن صدا،سکوت ها بین جمله ها و غیره است (محسنیان راد، ۱۳۶۹. ص ۲۴۷).
اساس ارتباطات کلامی بر زبان گذاشته شده است و زبان عامل ارتباط مستقیم و رو در رو بین دو یا چند نفر می باشد و در گروه های کوچک اجتماعی که همه اعضای آنها یکدیگر را می شناسند و با هم تماس شخصی دارند، تنها وسیله انتقال اطلاعات و افکار و خواستهای افراد است و در جریان عادی ارتباط مستقیم که بطور شفاهی صورت می گیرد زبان نقش دو جانبه به عهده دارد از یک طرف منشأارتباط است و اندیشه پیام دهنده را به گیرنده بیان می کند و از طرف دیگر مخاطب طرف گفتگو است و به او پاسخ می دهد (معتمد نژاد، ۱۳۷۱. ص۷۱).
هر زبان بخصوص برای کسی که با آن تکلم می کند راه دیدن جهان، احساس کردن، در این جهان را تعیین می کند. تأثیر زبان بر توسعه و پیشرفت تأثیری اساسی است اگر چه رایانه ها به مراتب از زبان دقیق تر هستند اما زبان انعطافی دارد که آنها نمی توانند داشته باشند بنابراین زبان است که برای نظام های پیچیده فرهنگی با مبنا ایجاد می کند (آذرنگ، ۱۳۷۸. ص۲۷).
تحقیقات نشان می دهد که زبان ملموس ترین و مشهورترین تأثر راه در جهان بینی ما دارد در حالیکه این تأثیر را به خوبی درک نمی کنیم. زبان به تجربیات ما شکل می دهد و آنچه را که می بینیم و آنچه را که نمی توانیم ببینیم آنچه را که می گویم و آنچه را که مجاز نیستیم که بگوییم و اینکه چه کسی چه چیزی را بگوید مشخص می کند. زبان هم بر رابطه با محیط و هم بر روابط با دیگران اثر می گذارد.
یکی از ویژگی های مهم این ارتباط در سازمان حضور فرد در میان کسانی است که می خواهد به آنان منتقل
کند. انسان تمایل دارد چیزی را بپذیرد که شخصاً بشنود و با چشم ببیند. این ارتباط به خوبی تأثیر کلام سخنران را در حضار نشان می دهد زیرا می تواند عکس العمل های حاضرین را با بازخوردی سریع و دقیق به سخنران منتقل کند. اشتیاق بیشتر برای شنیدن و یا ادامه بحث ـ سکوت حاضران و نگاههای نافذ از علائمی هستند که سخنران را از اثربخشی ارتباط مطلع می کند.
ارتباط غیر کلامی
ارتباط غیر کلامی شامل کلیه ارتباطاتی است که ارتباط انسانها را با یکدیگر برقرار می کنند ولی جزء ارتباطهای مکاتبه ای و کلامی نمی باشد گاهی ارتباطات غیر کلامی بیش از کلمات معانی رامنتقل می کنند عناصر تشکیل دهنده بدن انسان شامل حرکات و حالات صورت و حرکات غیر فیزیکی، اعم از آگاهانه و ناخودآگاه می باشد حالات صورت را می توان به شکل های ۱- علاقه و هیجان ۲- لذت و شادی ۳- تعجب از جا پریدن ۴- عصبی، دلتنگی ۵- ترس و وحشت ۶- شرم و خواری ۷- اهانت، تنفر ۸ – عصبانیت، خشم طبقه بندی کرد. چشم ها گویاترین عضو صورت هستند حرکات فیزیکی و زبان،حرکات بدن از عناصر گویای انسان می باشد زبان،حرکات بدن شامل حرکات واقعی بدن و حالات بدن در حین ارتباط می باشد.
به عنوان مثال بهم گذاشتن پلکها بیان کننده اشتیاق به برقراری ارتباط است. نشستن برروی لبه صندلی ممکن است نشانه عصبی بودن یا اضطراب باشد و تکیه دادن به روی صندلی و خم کردن بازوها می تواند نشانه بی میلی به ادامه بحث باشد.به طور کلی ارتباط غیر کلامی در سازمان در حالی صورت می گیرد که امکان ارتباط مستقیم با تک تک مخاطبان نباشد و به وسیله دستورالعمل ـ بخشنامه ـ اطلاعیه ـ آیین نامه و یا نامه های کتبی انجام می شود ـ اثر این ارتباط به مراتب کم خواهد بود و نفوذ زیادی در گیرندگان پیام خواهد داشت ( کروبی، ۱۳۷۸. ص ۶۱).
