پژوهش های برتر | پروپوزال آماده، مدیریت استراتژیک شرکت ها، پلن های کسب و کار
مراحل اصلی در فرآیند مذاکره عبارتند از:
۱- آمادگی
۲- ارائه پیشنهاد
۳- چانه زنی
۴- ختم مذاکره
این مراحل در بعضی از مذاکرات می تواند در مرحله ی دیگر تا حدی ادغام شود که آنها به عنوان مراحل مجزا قابل شناسایی نیستند (Daniels , 1998 , 57)
۱- آمادگی:
اکثر کارشناسان و نویسندگان درباره ی مذاکره در این مورد توافق دارند که اصل موفقیت در مذاکره برنامه ریزی است که قبل از فرآیند واقعی تعامل اتفاق می افتد (Fells , 1996 , 50)
آمادگی برای مذاکره باید بسیار زودتر از آغاز رسمی مذاکره فراهم شود. هر یک از طرفین باید اطلاعاتی درباره ی سابقه مذاکره،رفتار، تعامل ها و توافق های پیشین، انتظارات و ترجیحات طرف مقابل به دست آورد و خواسته ی اعضای گروه را درباره ی کم و کیف توافق جدید بداند. طرفین می توانند اطلاعاتی از رقبای خود به دست آورند تا در تعیین انتظارات واقعی به آنان کمک کند.
در این مرحله دو طرف بیشتر اطلاعات مربوط را تا آنجای ممکن در مورد همدیگر جمع آوری می کنند جلسات غیر رسمی برای بررسی توانایی ها و موقعیت های همدیگر برگزار می کنند. اغلب این مرحله مهم تر از مذاکره رسمی است. زیرا خریداران و فروشندگان روابط غیررسمی و اجتماعی را توسعه می دهند.
اعتماد و اطمینانی که از این روابط بدست آمده شانس رسیدن به توافق را افزایش می دهد. به هر حال اکثر موضوعات مهم در این مرحله به طور کامل برای ایفای آن آماده می شود. نگریستن به رفتار خرید مشتری و اولویت هایش حیاتی است زیرا ارائه کالا و خدمات به هر طریقی که با آن اولویت ها و رفتارها سازگار باشد ضروری است. (Cateora and N.Ghauri , 2000 , 409)
علی رغم اینکه مرحله ی پیش مذاکره مرحله بسیار مهمی می باشد لیکن غالباٌ توجه تعداد اندکی از مذاکره کنندگان را نسبت به خود معطوف می کند. در این مرحله ارکان قرار داد شکل گرفته و چنانچه در انتخاب این ارکان دقت کافی مبذول نگردد، سایر مراحل که متکی به آن می باشند،فاقد وضعیت با ثباتی خواهند بود. مذاکره مؤثر به شرط آمادگی کامل امکان پذیر است. برای چانه زنی مؤثر باید انگیزه های طرف مقابل را به خوبی شناخت و به این نکته نیز توجه داشت که طرف شما همواره راجع به شما بیش از آنچه که خود تصور می کنید از شما شناخت دارد. آمادگی و برنامه ریزی، عناصر اصلی برای موفقیت در مذاکرات تجاری اند.
مهم است آماده بشویم با تفکر درباره فرضیات اساسی که توسط هر دو طرف هنگام ورود به مذاکرات ایجاد می شود برای مثال معمولاٌ تصور می شود که هر دو طرف امید به دستیابی نتیجه موفقیت آمیز از موضوع موجود و برای موقعیت درطی گفتگوها رقابت می کنند(Aniels , 1998 , 57)
قانون اول مهارت مذاکره تحقیق، تحقیق است. شما بایستی یادبگیرید درباره طیف وسیعی از عوامل استراتژیک، کوچکترین جزئیات یادیگیری را باید بیاموزید. مذاکرات واقعی بایستی فقط بعد از آمادگی موشکافانه و دقیق بیاید، از تحقیق موشکافانه و بی عیب،دانشی به وجود می آید که نسبت به رقیب تان برتری می دهد و همچنین آمادگی تدافعی در مقابل حمله متقابل به شما می دهد (Quint , 1997 , 5)
متتغیر های مربوط به مرحله اولیه شامل ویژگی های فردی یا فروشندگی، محدودیت های سازمانی یا موقعیتی و متغیرهای جمعیتی است، ویژگی های فردی مربوط به مذاکره کننده است در حالی که عوامل موقعیتی بیرونی هستند و پیش از رویارویی وجود دارند متغیرهای جمعیتی شامل: سن، جنس، و تجربیات پیشین مذاکره کننده است. (wimsatt and Gassenheimer , 1996 , 21)
مذاکره موفقیت آمیز یعنی تلاش برای به دست آوردن راه حلی که مورد قبول و توافق هر دو طرف باشد این کار حتماٌ نباید برنده و بازنده ای در پی داشته باشد. مذاکره فرآیندی است که یا به یک نتیجه رضایت بخش برای هر دو به دنبال خواهد داشت. هنر مذاکره بر این اصل استوار است که طرفین بکوشند بین نتیجه دلخواه خود و نتیجه مورد نظر طرف مقابل نقطه مشترکی ایجاد کنند. برای رسیدن به این موقعیت باید آمادگی، هوشیاری و انعطاف پذیری لازم را داشته باشید.
کلید موفقیت در مذاکره این است بدانیم در ازای امتیازاتی که هر یک از طرفین می دهند باید متقابلاٌ امتیازاتی دریافت کنند که با دانستن این موضوع در مرحله آمادگی می توان به موفقیت مذاکره را انجام داد.
اقدامات و مراحل انجام کار قبل از مذاکره:
۱- تعیین و تعریف هدف از مذاکره و تحریر برنامه های کاری لازم
۲- شناسایی حیطه های کار مذاکره
۳- تعیین ترکیب اعضای هیئت مذاکره کننده و مشخص نمودن رهبر یا رئیس آن
۴- تعیین حدود و اختیارات و مسئولیت های رئیس هیئت و سایر اعضای آن
۵- شناسایی وضعیت طرف مقابل از جمله نقاط ضعف ها،نقاط قوت، امکانات، جهت کسب توانمندی بیشتر در مذاکره
۶- بررسی دقیق وضعیت خود در شرایط موجود
۷- تهیه اسناد و مدارک مثبته ومربوط با موضوعات بحث در مذاکره(انواری رستمی،۱۳۸۲،۸۲)
شناسایی اهداف:
اولین قدم برای برنامه ریزی هر نوع مذاکره این است که اهداف خود را مشخص کنید. از مذاکره به دنبال چه نتیجه ای هستید ؟ تنها پس از پاسخ دادن به این سؤال اساسی می توانید برای دست یافتن به اهداف خود در جلسه مذاکره برنامه ریزی کنید.
نیاز برای برنامه ریزی: اساس هر فرآیندی نیاز برای برنامه ریزی تجاری،برای موفقیت آن حیاتی است. اهداف بایستی برای تمام جنبه های مذاکره تنظیم شوند این بخش حیاتی، برنامه ریزی است که بیشتر موفقیت به آن بستگی دارد.
اهداف بایستی تا جای ممکن واقعی باشند برنامه کار مورد نیاز است که بر مبنای تاکتیکی برای افزایش هر میزان و اثرات آنها بر ملاحظات تجاری و روان شناسی است. عکس العمل طرف دیگر باید به طور دقیق مورد توجه قرار گیرد و پاسخ های ممکن آماده گردد. هر آیتم باید زمان بندی شود و مشارکت طرف دیگر در نظر گرفته شود بسیاری از مذاکرات با شکست روبرو می شوند زیرا افراد وقت شون به پایان می رسد. مدیریت ضعیف زمانی می تواند منجر به سوء تفاهمات و شکست برای حل جزئیات شود.
برنامه ریزی مستلزم زمان، منابع مناسب است مذاکره کننده حرف های اولیه را آماده خواهد کرد. این وظیفه مشکلی است برای مذاکره کنندگان بی تجربه برای درک مکتوب این حرف ها و تمرین کردن و بازگویی آن ممکن است ضروری بر نظر نرسد. یک دیالوگ مردد و لرزان،امتیاز و اعتماد به نفس را به طرف مقابل می دهد. حرف های اولیه حیاتی است. (Ashcroft , 2004 , 230)
یک مذاکره کننده ماهر همیشه چک لیستی از تمام اهداف خود تهیه می کند و سپس آن را جهت مقایسه نتایج جلسه با نتایج پیش بینی شده مورد استفاده قرار می دهد. در این صورت هر گونه تغییری در طرح اصلی بر اساس تصمیم گیری آگاهانه انجام می پذیرد و هدف از آن اخذ امتیازاتی از طرف مقابل است. مذاکره کنندگان با تجربه به ندرت بدون برنامه ریزی سخن می گویند و اغلب آنها جزئیات طرح ها و موضوعات بحث را به طور کامل یادداشت می کنند (فلمینگ، ۱۳۷۹، ۱۴)
قبل از مذاکره فهرستی از تمام اهداف خود تهیه و آنها را به ترتیب اولویت باید مرتب کرد. سپس در مواردی که برای انجام مذاکره چندان ضروری به نظر نمی رسند را مشخص و بعد به هنگام مصالحه ما می دانیم که در رابطه با کدام یک از اهداف فهرست شده می توانیم امتیاز بدهیم.
این اولویت ها به ۳ دسته تقسیم می شوند:
۱- آنهایی که ایده آل هستند.
۲- آنهایی که نمایانگر یک هدف واقعی هستند
۳- آنهایی که باید تحقق پیدا کنند و برای شکست نخوردن در مذاکره ضروری و قطعی است.
هدف ها و نتایج مذاکره:
۱- هدف های ماهوی
۲- هدف های رابطه ای
هدف های ماهوی:
این نوع هدف ها به نتایج مربوط به مسائل محتوایی مورد بحث باز می گردد.
هدف های رابطه ای:
این هدف ها به نتایج خوب کار کردن افراد درگیر مذاکره با همدیگر پس از به نتیجه رسیدن مذاکره اشاره دارد.
متأسفانه بسیاری از مذاکرات به دلیل اینکه طرفین مذاکره مجذوب هدف های ماهوی و علایق شخصی خود می شوند به پایمال شدن هدف های رابطه ای منجر می گردد. هنگامی مذاکره ی اثر بخش صورت می پذیرد که مسائل ماهوی حل می شود و روابط کاری نیز حفظ گردد یا حتی بهبود یابد. (رضائیان، ۱۳۸۲، ۹۰)
برای انجام مذاکرات لازم است ابتدا بررسی های جامعی انجام دهیم. برای رسیدن به هدف مورد نظر باید همه اطلاعات مورد نیاز و نیز اطلاعاتی که برای تضعیف دلایل طرف دیگر لازم است را شناسایی و جمع آوری کنیم.
لازم است قبل از شروع مذاکره زمانی را برای آماده شدن در نظر بگیریم و از آن حداکثر استفاده بکنیم مدت زمان در نظر گرفته شده باید به اندازه ای باشد که بتوانیم بررسی و تحقیقات خود را کامل کنیم. طی این زمان باید آمار و ازقام و بررسی موردی لازم را جهت تقویت گفته های خود تهیه کنیم و همین طور درباره ی شخصیت هایی که با آنها مذاکره می کنیم اطلاعاتی را به دست آوریم و از آن به صورت تاکتیکی استفاده کنیم.
یکی از کارهای سودمندی که می توان در زمان « آماده سازی » انجام دهیم این است که درباره ی افرادی که با آنها مذاکره خواهیم کرد و نیز درباره ی کسب و کار آنها اطلاعات کامل به دست آوریم. پس از جمع آوری اطلاعات زیاد باید یک بحث منطقی را پیش بینی کنیم برای این کار ما از دو روش زیر استفاده خواهیم کرد:
۱- استنتاج: به معنای نتیجه گرفتن از چند فرضیه.
۲- استقراء: به معنای رسیدن از کل به جزء (هلر، ۱۳۸۲، ۱۵)
