ارتباطات چیست؟

ارتباطات چیست
هر یک از ما به تناسب شخصیت و تجارب خود بدان جواب متفاوتی می دهیم، دانشجویان به ویژه دانشجویان رشته مدیریت و کامپیوتر ممکن است آن را استفاده از مدارهای الکتریکی گرفت تا به مناجات که ارتباط با خداوند و خالق خود می باشد خاتمه می دهند.
ارتباطات در سال های اخیر به ویژه پس از سال های ۱۹۵۰ در غرب مور توجه و فراگر علما و دست اندرکاران رشته های مختلف علمی از جمله، روانشناسی،‌ روانشناسی اجتماعی و جامعه شناسی تا دانشمندان مدیریت و علوم کامپیوتر قرار گرفته است و هر یک از پیشتازان این رشته برای خود دیدگاهی متفاوت از دیگران دارند که آنان را بر آن می دارد که به گونه متفاوتی به ارتباطات بنگرند (جهانگردی، ۱۳۸۳: ۴۵).

تعاریف ارتباطات
واژه انگلیسی کامیونْی‌ کِِی‌ شِن; به معنی ارتباطات از کلمه لاتین کامیونیس به معنی «مشترک» مشتق شده است. هنگامی که با دیگران ارتباط برقرار می کنیم‌، در واقع زمینه «مشترکی» برای تفاهم فیما بین به وجود می‌آوریم. ارتباطات عبارت از مجموعه مهارت های گوش کردن، حرف زدن،‌ خواندن و نوشتن است که ما هر روز برای انجام وظایف و مسئولیت های خویش به آنها دست می زنیم. علاوه بر این ها وضع ظاهر و چهره و قیافه و منش و رفتاری که آگاهانه یا ناخودآگاه از خود نشان می دهیم جزء لایتجزای مجموعه ارتباطات ماست (مصدقی، ۱۳۸۰: ۲).
قرن بیست و یکم را از یک چشم انداز عصر ارتباطات می دانند. عصر نزدیک شدن قاره های پنجگانه جهان به یکدیگر. امروزه هر اتفاق کوچک و بزرگی در سراسر جهان از طریق ماهواره های دیجیتال در اختیار بیننده تلویزیون قرار می گیرد. شاید یک صد سال پیش کمتر کسی تصور می کرد که روزی بتوان بازی فینال جام جهانی را به خانه های میلیاردها انسان آورد.
در این شرایط ارتباطات اهمیت بسیاری می یابد و انسان در خانواده سبز خود یا سازمانی که در آن کار می کند تلاش می کند با شناخت فرآیند ارتباط،‌ موانع موجود را از سر راه بر دارد اما پرسش مهم این است که ارتباطات چیست؟ (ایمانی، آذرخش و اسماعیل تبار، ۱۳۸۳: ۵۸).
ارتباط عبارتست از فرآیند انتقال پیام و برقراری تفاهم بین دو نفر یا بیشتر مشروط بر آنکه معنای مورد نظر
فرستنده پیام را گیرنده نیز دریافت کند. از نظر فنی ارتباط وقتی موفقیت آمیز است که تفاهم دو جانبه حاصل شود (صائمیان،۱۳۷۷: ۲۲).
ارتباط یک فرآیند حیاتی و پویا در سازمان است، و سازمانی که به کارکنان آن با یکدیگر ارتباط موثر نداشته باشند نمی توانند توانمندی های لازم را برای اجرای وظایف خود کسب کنند و در هر حال انگیزه آنان نیز بتدریج کاهش پیدا می کند. زیرا ارتباط خود بستر مناسبی برای مبادله اطلاعات،‌ دانش و تجربیات می باشد (همان منبع، ۱۳۷۷: ۲۲).
بر اساس تعریفی علمی‌، ارتباطات فرآیندی پویا، پیوسته، برگشت ناپذیر، تعاملی و زمینه ای است. این تعریف هنوز هم بعد از گذشت چهل سال از ارائه آن بدیع و قابل استفاده است (ایمانی، آذرخش و اسماعیل تبار، ۱۳۸۳: ۵۸).

در تعریف فوق «فرآیند» دارای سه ویژگی است:
۱- حالت کلی و تمامیت داشتن است یعنی جزئی نیست،‌ بلکه با یک مجموعه و کلیت سروکار دارد.
۲- مستمر و مداوم است. یعنی هیچگاه کار مدیریت تعطیل نمی شود. مدیر دائماً در حال اداره کردن‌، برنامه ریزی‌، تصمیم گیری و ….. است.
۳- پویا، یهنی دینامیک و ثابت نیست. پویا یعنی زنده است و نسبت به زمان و مکان حالت یکسان ندارد. تنبیه یک شاگرد در هر زمان یک پاسخ مخصوص دارد. مدیریت نمی تواند یک فرد را یک وضعیت خاص در نظر بگیرد و برای همیشه یک نسخه برای تجویز کند. پویا یعنی اینکه از حالتی تا حالت دیگر و از موفقیتی تا موفقیت دیگر عوض می شود و فرق می کند. از اینجا حساسیت مدیریت و اهمیت آن مشخص می گردد (ایمانی، آذرخش و اسماعیل تبار، ۱۳۸۳: ۶).
ارتباطات فرآیندی پویا است زیرا پیوسته از حالتی به حالت دیگر تغییر می کند. اگر دیدگاه ها احساسات و عواطف افرادی که د رحال برقراری ارتباط هستند تغییر کند، ماهیت ارتباط آنها نیز تغییر می کند.
ارتباطات فرآیندی پیوسته است‌، زیرا هرگز متوقف نمی شود، همه ما افکار و اطلاعات دریافتی را در همگان
 تفکر خواب و رویا پرورش می دهیم. مغز ما همواره فعال است و ماهمواره در حال برقراری ارتباط هستیم.
ارتباطات، ‌فرآیندی برگشت ناپذیر است‌، زیرا هنگامی که پیامی می فرستیم، ‌نمی توانیم آن را بی اثر سازیم، هنگامی که زبان را در دهان می جنبانیم، نگاهی معنادار می اندازیم، یا عصبانی می شویم، دیگر نمی توانیم آثار آن را پاک کنیم. عذرخواهی با انکار ما نیز نمی تواند آنچه را که اتفاق افتاده است بی اثر سازد.
ارتباطات، ‌فرآیندی تعاملی است، زیرا پیوسته با خود و دیگران در تماس هستیم اطرافیان نسبت به سخنان و اعمال ما واکنش نشان میدهند و ما نیز در برابر سخنان و اعمال دیگران واکنش نشان می دهیم و به پاسخگویی می پردازیم. بنابراین چرخه ای از کنش و واکنش ها‌، اساس فعالیت های ارتباطی ما قرار می گیرند.
ارتباطات‌، فرآیندی محتوای (زمینه ای) است، زیرا ارتباطات و ابستگی زیادی به کل تجربه انسانی ما دارد. پیچیدگی ارتباطات ما را وادار می کند تا دانش و مهارت های لازم برای برقراری ارتباط را کسب کنیم و با محیط هماهنگ گردیم (همان منبع، ۱۳۸۳: ۵۹).
تعاریف فوق تقریباً همگی انتقال یک ایده یک احساس ‌، اطلاعات و یک پیام را از فردی به فرد دیگر به عنوان فرآیند ارتباطی بیان کرده است. در هر فرآیند ارتباطی تعداد دو نفر یا بیشتر مبادله افکار و نظریات و احساسات و حقایق می پردازند. این افراد از طریق به کارگیری و ارسال پیام هایی که مفهوم آن برای کلیه آنها یکسان است به انجام این کار مبادرت می ورزند ( ایمانی، آذرخش و اسماعیل تبار،۱۳۸۳: ۵۸).

هدف از برقراری ارتباط
جریان ارتباط در بسیاری از علوم رفتاری و علوم انسانی نقش بسیار حساس و ارزنده ای را ایفا می کند به طوری که گروهی ار صاحبنظران جامعه را شبکه ای از ارتباطات می دانند و رفتار جمعی بدون شک به نوع ارتباطات افراد بستگی دارد. در سیستم های آموزش و پرورش هدف مربی و معلم از برقراری ارتباط با دانش آموز یادگیری است و در سیستم اداره امور سازمان ها، هدف از برقراری ارتباط ایجاد هماهنگی در عملیات افراد و سازمان ها و واحدها می باشد و یا جهت دادن به گرایش رفتار انسان به سوی هدف سازمان و یا هدف از ایجاد ارتباط تغییر در افکار،‌ عقاید و برداشت های افراد در امور است.
در هر سازمان بدون وجود ارتباطات ایجاد هماهنگی بین واحدهای مختلف سازمان غیر ممکن خواهد بود، مشکلات زیادی در انجام عملیات و برآوردن هدفهای سازمان و ارزشیابی فعالیت ها به وجود خواهد آمد.
خلاصه این که هدف از برقراری ارتباط انجام یکی از فعالیت های زیر است:
۱- آموزش نوعی مهارت
۲- بیان برخی حقایق
۳- تنظیم اطلاعات
۴-  تغییر روش کار افراد است

در برقراری ارتباط عناصری قابل تشخیص است که معمولاً عبارتند از:
۱- برقرار کننده ارتباط
۲- موضوع ارتباط
۳- دریافت کننده ارتباط

برقرار کننده ارتباط سعی می کند پیامی را انتقال دهد که آغازگر ارتباط است دریافت کننده ارتباط از کوششی که برقرار کننده ارتباط می نماید،‌مطلع می شود ولی این که تا چه اندازه پیام را بگیرد و یا آن را تحریف شده دریافت کند بستگی به آمادگی وی و عوامل متعدد دیگر دارد.
شخصی که در نظر دارد با شخص دیگری ارتباط برقرار کند، بایستی سمبل ها، ‌نمادهای ارتباطی دریافت کننده ارتباط را بداند، موقعیت و شرایط روانی، ‌عاطفی او رابشناسد و با فرهنگ اجتماعی و ارزش های شخصی وی آشنایی داشته باشد و سعی نماید که از آن وسیله ارتباطی استفاده کند که پیام او بیشترین تأثیر را بگذارد . دریافت کننده پیام نیز لازم است که دارای خصوصیاتی باشد و به کمک این خصوصیات فرهنگی و اجتماعی و برداشتی که از مفاهیم و سمبل ها دارد،می تواند با برقرار کننده ارتباط مؤثر برقرار نماید(خدامی،۱۳۸۲. ص ۸۵).

انواع ارتباطات
تقسیم بندی انواع ارتباطات بر مبنای عکس العمل در محیط استوار عبارتند از :
۱- ارتباطات یک جانبه
۲- ارتباطات دو جانبه

– ارتباطات یک جانبه
اگر عکس العمل گیرنده نسبت به پیام ابراز نشود آن را در ارتباط یک جانبه گویند.

– ارتباطات دو جانبه
چنانچه محیط استقرار ارتباط به گونه ای باشد که گیرنده، عکس العمل ها و نظرهای خود را درباره محتوای پیام به اطلاع فرستنده برساند و عملاً این چنین کند به این نوع ارتباط دو جانبه گویند . پژوهش های انجام شده در رابطه با موارد بالا حاکی است که :
۱- ارتباط یک جانبه سریعتر و کار فرستنده پیام آسانتر است.
۲- ارتباط دو جانبه از دقت بیشتری برخوردار است. چون در نتیجه عمل بازخورد فرستنده امکان بررسی مجدد پیام را می یابد و آن را با دقت بیشتری برای گیرنده ارسال می کند همچنین در ارتباطات دو جانبه گیرنده احساس اطمینان بیشتری به تأثیر قضاوت ها و ارزشهای پیشنهادی خود پیدا می کند.
۳- در ارتباطات یک جانبه به علت دقت کمتر،‌پارازیت و سردرگمی بیشتری دیده می شود. بنابراین جهت پرهیز کردن از این امر، ‌تا حد امکان برای اینگونه ارتباطات باید برنامه ریزی کرد.
۴- در ارتباطات یک جانبه،‌ فرستنده آسانتر می تواند اشتباهات خود را مخفی کند.
۵- در مواردی که امور هنوز برنامه ریزی شده  وبه روال عادی در نیامده اثر ارتباط دو جانبه وسیله مؤثری بوده و قدرت نفوذ بیشتری دارد، ولی پس از آنکه امور برنامه ریزی شد و حالت عادی و یکنواختی یافت اثر ارتباط دو جانبه به میزان قابل ملاحظه ای کاهش می یابد و از آنجا که تصمیم های برنامه ریزی شده بیشتر در سطوح عالی مدیریت صورت می گیرد. امور جاری بیشتر عملیاتی سازمانی وجود دارد بنابراین شاید بتوان گفت ارتباطات دو جانبه برای آغاز تصمیم در سطوح عالی مدیریت کاربرد بیشتر دارد.
۶- بعضی از صاحبنظران معتقدند که ارتباط یک جانبه هنگامی مناسب و مؤثر است که فرستنده و گیرنده با پیام آشنا باشد یعنی پیام حالت یک یکنواخت و تکراری داشته باشد،‌ نظم و ترتیب در ارتباطها با اهمیت تلقی گردد و تعلیق واکنش های افراد مورد نظر باشد (رضائیان، ۱۳۷۰ . ص۲۰۰).

انواع ارتباطات از نظر جهتی که پیام در سطوح سازمانی طی می کند.

۱- ارتباطات افقی
در این نوع ارتباط پیام از یک سطح سازمان بین بقیه کارکنان جریان می یابد . در این ارتباط طرفین از نظر سازمانی هم سطح هستند و احتمالاً نسبت به موضوع مورد بحث نقاط مشترک دارند. ممکن است این گروه نسبت به مسائل و مشکلات سطوح دیگر سازمان بی توجه باشند این نوع ارتباط اگر صرفاً در سازمانی ایجاد شود در بلند مدت اثرات نامطلوبی خواهد داشت زیرا به ایجاد گروه های غیر رسمی می انجامد که صرفاً در طبقه خود فعالیت می کنند.
این ارتباط در سیستم کنترل و نظارت نیز تأثیر منفی خواهد داشت از سوی دیگر گاهی این نوع ارتباط ایجاد هماهنگی و تفاهم در یک سطح می کند.

۲- ارتباطات عمودی
سمت ارتباطات عمودی از سطح مدیریت به پایین سازمان است . این ارتباط موجب می شود تا اقدامات و تصمیمات هیئت مدیره با توجه به بازخورد مورد بررسی و تجدید نظر قرارگیرد موفقیت اهداف سازمان را تضمین می کند . این ارتباط قابلیت انعطاف دارد و می تواند تعدیل های مناسب را برای تصمیمات ایجاد کند.

۳- ارتباطات مورب
در ارتباط مورب ـ پیام در دوسطح مختلف از سلسله مراتب سازمان یا خارج از سلسله مراتب اداری مبادله می شود، این نوع ارتباط به منظور هماهنگی، یکی کردن و جامعیت ارتباطات افقی است (رضائیان،۱۳۷۱.ص ۳۹).

ارتباطات در سازمان

۱- ارتباط غیر رسمی
بر خلاف ارتباط رسمی که منشأ آن خطوط اختیارات رسمی است، ارتباطات غیر رسمی از روابط خصوصی و فعل وانفعالات طبیعی بین افراد به وجود می آید. انسان بنا بر اقتضای طبیعتش با اشخاصی که در کنارش هستند نوعی ارتباط برقرار می کند که البته ویژگیها و دامنه این ارتباط طبیعی را عوامل مختلف تحت تأثیر قرار می دهد . هر قدر شبکه و کانال های ارتباطات غیررسمی از شبکه و کانال های رسمی دورتر و متفاوت تر باشد‌، مشکل برقراری ارتباط واقعی در سازمان بیشتر خواهد بود. کارکنان مسیر های افق ارتباطات غیر رسمی رابوجود می آورند زیرا چنین مسیرهایی کمک می کنندکه اطلاعات سریعتر به گیرنده برسد (میرسپاسی،۱۳۸۳: ۳۵۷).
از طریق شبکه های رسمی که در آن باید درخواست ها از خطوط رسمی خبری بالا رود و بعد به پایین برگردد، بتدریج نوعی از شبکه های ارتباطی غیر رسمی عموماً پرورنده و پخش کننده شایعات می باشند. (مشبکی،۱۳۷۱: ۲۴۰).
«کیت دیویس» پس از مطالعات خود در مورد شبکه های غیر رسمی به این مطلب رسید، شبکه های غیر رسمی پیام ها واحساسات کارکنان را منتقل می نماید و بدین ترتیب سهمی را در ساخت فرهنگ سازمانی ایفا می کند.
کیت دیویس شبکه های غیر رسمی را به چهار نوع تقسیم بندی می کند :
۱- شبکه رشته ای ـ در این شبکه فرد،‌الف پیام را به ب و ب به پ و بدین ترتیب تا انتهای شبکه پیام انتقال می یابد.
۲- شبکه انشعابی ـ در اینجا فرد الف اطلاعات را به محض اینکه کسب کرد به بقیه اعضا می رساند.
۳- شبکه تصادفی ـ پخش اطلاعات د راین شبکه بدون هیچ گونه محدودیتی و بطور تصادفی پخش می شود.
۴- شبکه خوشه ای ـ در این شبکه هر گاه فردی اطلاعاتی را بدست آورد این خبر را به اطلاع افرادی  می رساند که خودش می خواهد که معمولاً این افراد، در وهله اول دوستان او می باشند (مشبکی، ۱۳۷۱ . ص۲۴۰-۲۴۱).

۲- ارتباط رسمی

ارتباط رسمی متأثر است از ساخت رسمی سازمان و روابط رسمی بین کارکنان به عبارت دیگر ارتباط رسمی را خط اختیار است و سلسله مراتب بوجود می آورد.
خطوط ارتباط رسمی باعث می شود، دستورات،خط مشی ها، و سایر اطلاعات لازم از لایه لای سازمانی به طرف پایین حرکت کند و در مقابل کارکنان نظریات ‌،عقاید، ‌پاسخ ها و عکس العمل های خود را در زمینه وظایف و مأموریت های محوله به بالای سازمان منتقل نمایند. ارتباط رسمی در داخل سازمان را می توان به صورت های مختلف بوجود آورد.
مدیران و سرپرستان باید کوشش کنند که ساخت رسمی ارتباط با هدف و طبیعت کارکنان هماهنگی داشته باشد یکی از انواع تقسیم بندی های شبکه های رسمی ارتباطات، ‌تقسیم آنها به ارتباط دایره ای، ‌زنجیره ای و هرمی است (میرسپاسی، ۱۳۷۰: ۳۵۶).