مراحل اصلی در فرآیند مذاكره عبارتند از:

1- آمادگی

2- ارائه پیشنهاد

3- چانه زنی

4- ختم مذاكره

این مراحل در بعضی از مذاكرات می تواند در مرحله ی دیگر تا حدی ادغام شود كه آنها به عنوان مراحل مجزا قابل شناسایی نیستند (Daniels , 1998 , 57)

1- آمادگی:

اكثر كارشناسان و نویسندگان درباره ی مذاكره در این مورد توافق دارند كه اصل موفقیت در مذاكره برنامه ریزی است كه قبل از فرآیند واقعی تعامل اتفاق می افتد (Fells , 1996 , 50)

آمادگی برای مذاكره باید بسیار زودتر از آغاز رسمی مذاكره فراهم شود. هر یك از طرفین باید اطلاعاتی درباره ی سابقه مذاكره،‌رفتار، تعامل ها و توافق های پیشین، انتظارات و ترجیحات طرف مقابل به دست آورد و خواسته ی اعضای گروه را درباره ی كم و كیف توافق جدید بداند. طرفین می توانند اطلاعاتی از رقبای خود به دست آورند تا در تعیین انتظارات واقعی به آنان كمك كند.

در این مرحله دو طرف بیشتر اطلاعات مربوط را تا آنجای ممكن در مورد همدیگر جمع آوری می كنند جلسات غیر رسمی برای بررسی توانایی ها و موقعیت های همدیگر برگزار می كنند. اغلب این مرحله مهم تر از مذاكره رسمی است. زیرا خریداران و فروشندگان روابط غیررسمی و اجتماعی را توسعه می دهند.

اعتماد و اطمینانی كه از این روابط بدست آمده شانس رسیدن به توافق را افزایش می دهد. به هر حال اكثر موضوعات مهم در این مرحله به طور كامل برای ایفای آن آماده می شود. نگریستن به رفتار خرید مشتری و اولویت هایش حیاتی است زیرا ارائه كالا و خدمات به هر طریقی كه با آن اولویت ها و رفتارها سازگار باشد ضروری است. (Cateora and N.Ghauri , 2000 , 409)

علی رغم اینكه مرحله ی پیش مذاكره مرحله بسیار مهمی می باشد لیكن غالباٌ توجه تعداد اندكی از مذاكره كنندگان را نسبت به خود معطوف می كند. در این مرحله اركان قرار داد شكل گرفته و چنانچه در انتخاب این اركان دقت كافی مبذول نگردد، سایر مراحل كه متكی به آن می باشند،‌فاقد وضعیت با ثباتی خواهند بود. مذاكره مؤثر به شرط آمادگی كامل امكان پذیر است. برای چانه زنی مؤثر باید انگیزه های طرف مقابل را به خوبی شناخت و به این نكته نیز توجه داشت كه طرف شما همواره راجع به شما بیش از آنچه كه خود تصور می كنید از شما شناخت دارد. آمادگی و برنامه ریزی، عناصر اصلی برای موفقیت در مذاكرات تجاری اند.

مهم است آماده بشویم با تفكر درباره فرضیات اساسی كه توسط هر دو طرف هنگام ورود به مذاكرات ایجاد می شود برای مثال معمولاٌ تصور می شود كه هر دو طرف امید به دستیابی نتیجه موفقیت آمیز از موضوع موجود و برای موقعیت درطی گفتگوها رقابت می كنند(Aniels , 1998 , 57)

قانون اول مهارت مذاكره تحقیق، تحقیق است. شما بایستی یادبگیرید درباره طیف وسیعی از عوامل استراتژیك، كوچكترین جزئیات یادیگیری را باید بیاموزید. مذاكرات واقعی بایستی فقط بعد از آمادگی موشكافانه و دقیق بیاید،‌ از تحقیق موشكافانه و بی عیب،‌دانشی به وجود می آید كه نسبت به رقیب تان برتری می دهد و همچنین آمادگی تدافعی در مقابل حمله متقابل به شما می دهد (Quint , 1997 , 5)

متتغیر های مربوط به مرحله اولیه شامل ویژگی های فردی یا فروشندگی، محدودیت های سازمانی یا موقعیتی و متغیرهای جمعیتی است، ویژگی های فردی مربوط به مذاكره كننده است در حالی كه عوامل موقعیتی بیرونی هستند و پیش از رویارویی وجود دارند متغیرهای جمعیتی شامل: سن،‌ جنس،‌ و تجربیات پیشین مذاكره كننده است. (wimsatt and Gassenheimer , 1996 , 21)

مذاكره موفقیت آمیز یعنی تلاش برای به دست آوردن راه حلی كه مورد قبول و توافق هر دو طرف باشد این كار حتماٌ نباید برنده و بازنده ای در پی داشته باشد. مذاكره فرآیندی است كه یا به یك نتیجه رضایت بخش برای هر دو به دنبال خواهد داشت. هنر مذاكره بر این اصل استوار است كه طرفین بكوشند بین نتیجه دلخواه خود و نتیجه مورد نظر طرف مقابل نقطه مشتركی ایجاد كنند. برای رسیدن به این موقعیت باید آمادگی، هوشیاری و انعطاف پذیری لازم را داشته باشید.

كلید موفقیت در مذاكره این است بدانیم در ازای امتیازاتی كه هر یك از طرفین می دهند باید متقابلاٌ امتیازاتی دریافت كنند كه با دانستن این موضوع در مرحله آمادگی می توان به موفقیت مذاكره را انجام داد.

اقدامات و مراحل انجام كار قبل از مذاكره:

1- تعیین و تعریف هدف از مذاكره و تحریر برنامه های كاری لازم

2- شناسایی حیطه های كار مذاكره

3- تعیین تركیب اعضای هیئت مذاكره كننده و مشخص نمودن رهبر یا رئیس آن

4- تعیین حدود و اختیارات و مسئولیت های رئیس هیئت و سایر اعضای آن

5- شناسایی وضعیت طرف مقابل از جمله نقاط ضعف ها،‌نقاط قوت، امكانات،‌ جهت كسب توانمندی بیشتر در مذاكره

6- بررسی دقیق وضعیت خود در شرایط موجود

7- تهیه اسناد و مدارك مثبته ومربوط با موضوعات بحث در مذاكره(انواری رستمی،1382،82)

شناسایی اهداف:

اولین قدم برای برنامه ریزی هر نوع مذاكره این است كه اهداف خود را مشخص كنید. از مذاكره به دنبال چه نتیجه ای هستید ؟ تنها پس از پاسخ دادن به این سؤال اساسی می توانید برای دست یافتن به اهداف خود در جلسه مذاكره برنامه ریزی كنید.

نیاز برای برنامه ریزی: اساس هر فرآیندی نیاز برای برنامه ریزی تجاری،‌برای موفقیت آن حیاتی است. اهداف بایستی برای تمام جنبه های مذاكره تنظیم شوند این بخش حیاتی، برنامه ریزی است كه بیشتر موفقیت به آن بستگی دارد.

اهداف بایستی تا جای ممكن واقعی باشند برنامه كار مورد نیاز است كه بر مبنای تاكتیكی برای افزایش هر میزان و اثرات آنها بر ملاحظات تجاری و روان شناسی است. عكس العمل طرف دیگر باید به طور دقیق مورد توجه قرار گیرد و پاسخ های ممكن آماده گردد. هر آیتم باید زمان بندی شود و مشاركت طرف دیگر در نظر گرفته شود بسیاری از مذاكرات با شكست روبرو می شوند زیرا افراد وقت شون به پایان می رسد. مدیریت ضعیف زمانی می تواند منجر به سوء تفاهمات و شكست برای حل جزئیات شود.

برنامه ریزی مستلزم زمان، منابع مناسب است مذاكره كننده حرف های اولیه را آماده خواهد كرد. این وظیفه مشكلی است برای مذاكره كنندگان بی تجربه برای درك مكتوب این حرف ها و تمرین كردن و بازگویی آن ممكن است ضروری بر نظر نرسد. یك دیالوگ مردد و لرزان،‌امتیاز و اعتماد به نفس را به طرف مقابل می دهد. حرف های اولیه حیاتی است. (Ashcroft , 2004 , 230)

یك مذاكره كننده ماهر همیشه چك لیستی از تمام اهداف خود تهیه می كند و سپس آن را جهت مقایسه نتایج جلسه با نتایج پیش بینی شده مورد استفاده قرار می دهد. در این صورت هر گونه تغییری در طرح اصلی بر اساس تصمیم گیری آگاهانه انجام می پذیرد و هدف از آن اخذ امتیازاتی از طرف مقابل است. مذاكره كنندگان با تجربه به ندرت بدون برنامه ریزی سخن می گویند و اغلب آنها جزئیات طرح ها و موضوعات بحث را به طور كامل یادداشت می كنند (فلمینگ، 1379،‌ 14)

قبل از مذاكره فهرستی از تمام اهداف خود تهیه و آنها را به ترتیب اولویت باید مرتب كرد. سپس در مواردی كه برای انجام مذاكره چندان ضروری به نظر نمی رسند را مشخص و بعد به هنگام مصالحه ما می دانیم كه در رابطه با كدام یك از اهداف فهرست شده می توانیم امتیاز بدهیم.

 این اولویت ها به 3 دسته تقسیم می شوند:

1- آنهایی كه ایده آل هستند.

2- آنهایی كه نمایانگر یك هدف واقعی هستند

3- آنهایی كه باید تحقق پیدا كنند و برای شكست نخوردن در مذاكره ضروری و قطعی است.

هدف ها و نتایج مذاكره:

1- هدف های ماهوی

2- هدف های رابطه ای

هدف های ماهوی:

این نوع هدف ها به نتایج مربوط به مسائل محتوایی مورد بحث باز می گردد.

هدف های رابطه ای:

 این هدف ها به نتایج خوب كار كردن افراد درگیر مذاكره با همدیگر پس از به نتیجه رسیدن مذاكره اشاره دارد.

متأسفانه بسیاری از مذاكرات به دلیل اینكه طرفین مذاكره مجذوب هدف های ماهوی و علایق شخصی خود می شوند به پایمال شدن هدف های رابطه ای منجر می گردد. هنگامی مذاكره ی اثر بخش صورت می پذیرد كه مسائل ماهوی حل می شود و روابط كاری نیز حفظ گردد یا حتی بهبود یابد. (رضائیان، 1382،‌ 90)

برای انجام مذاكرات لازم است ابتدا بررسی های جامعی انجام دهیم. برای رسیدن به هدف مورد نظر باید همه اطلاعات مورد نیاز و نیز اطلاعاتی كه برای تضعیف دلایل طرف دیگر لازم است را شناسایی و جمع آوری كنیم.

لازم است قبل از شروع مذاكره زمانی را برای آماده شدن در نظر بگیریم و از آن حداكثر استفاده بكنیم مدت زمان در نظر گرفته شده باید به اندازه ای باشد كه بتوانیم بررسی و تحقیقات خود را كامل كنیم. طی این زمان باید آمار و ازقام و بررسی موردی لازم را جهت تقویت گفته های خود تهیه كنیم و همین طور درباره ی شخصیت هایی كه با آنها مذاكره می كنیم اطلاعاتی را به دست آوریم و از آن به صورت تاكتیكی استفاده كنیم.

یكی از كارهای سودمندی كه می توان در زمان « آماده سازی » انجام دهیم این است كه درباره ی افرادی كه با آنها مذاكره خواهیم كرد و نیز درباره ی كسب و كار آنها اطلاعات كامل به دست آوریم. پس از جمع آوری اطلاعات زیاد باید یك بحث منطقی را پیش بینی كنیم برای این كار ما از دو روش زیر استفاده خواهیم كرد:

1- استنتاج: به معنای نتیجه گرفتن از چند فرضیه.

2- استقراء: به معنای رسیدن از كل به جزء (هلر، 1382، 15)