شیوه های ارتباط

ارتباطات مكاتبه ای، شفاهی و غیر كلامی سه شیوه ارتباطات در سازمان ها هستند. تقریباً بیشتر موارد شیوه ها با یكدیگر تركیب می شوند.

ارتباط مكاتبه ای

گزارش ها، ‌دستورالعمل ها و فرم ها از جمله شكل های متداول ارتباط مكاتبه ای می باشند، همچنین نامه رسمی و یادداشت های اداری از متداول ترین نوع مكاتبه ای می باشند. سازمان ها ارتباطات مكاتبه ای زیادی را ایجاد می كنند نامه یك وسیله ارتباطی رسمی با شخصی دیگر و به طور معمول در خارج از سازمان است شاید متداول ترین شكل ارتباط در سازمان ها یادداشت های اداری باشد یادداشت ها به طور معمول برای شخص و یا گروهی در داخل سازمان ارسال می شود یادداشت ها به طور معمول دارای عنوان واحدی بوده و غیر شخصی تر هستند (زیرا آنها به طور معمول برای بیش از یك نفر ارسال می شوند) ولی رسمیت آنها از نادرترین است. گزارش ها و دستورالعمل ها و فرم ها از جمله دیگر شكل های متداول ارتباط مكاتبه ای هستند. به طور معمول پیشرفت یا نتیجه یك پروژه كه بیشتر اطلاعات لازم را برای تصمیم گیری فراهم می كند‌،به صورت گزارش تنظیم می شود. دستورالعمل ها كاربردهای زیادی در سازمان دارند. دستورالعمل ها ی آموزش روش كار با ماشین را می آموزند. دستورالعمل های سیاست و روش ها كاركنان را با قوانین و مقررات سازمان آشنا می سازند و دستورالعمل های عملیاتی چگونگی انجام وظایف و بروز واكنش در برابر مسایل مربوط به كار را توضیح  می دهد (مورهد گریفمن، 1374. ص463-465).

ارتباط كلامی

گسترده ترین نوع ارتباط سازمانی است. هدف از ارتباطات كلامی ایجاد زمینه برای مبادله آزاد اندیشه ها است.

در گام های زندگی انسان هیچ رفتار ارتباطی به اندازه ارتباطات كلامی وسعت و تأثیر ندارد و هیچ پدیده ارتباطی اینقدر با زندگی انسان عجین نیست.

ارسطو: انسان چون ناطق است انسان است و دكارت می گوید : حیوان نمی تواند فكر كند زیرا نمی تواند تكلم كند. ایمل دوركیم، عقیده دارد كه به سبب اجتماعی بودن انسان ناطق است. اختلاف بین ارتباطات كلامی و غیر كلامی به سادگی مقایسه اعمال و صحبت نیست مثلاً صحبت كردن نیز آمیخته با عناصر غیر كلامی چون تن صدا‌،سكوت ها بین جمله ها و غیره است (محسنیان راد، 1369. ص 247).

اساس ارتباطات كلامی بر زبان گذاشته شده است و زبان عامل ارتباط مستقیم و رو در رو بین دو یا چند نفر  می باشد و در گروه های كوچك اجتماعی كه همه اعضای آنها یكدیگر را می شناسند و با هم تماس شخصی دارند، تنها وسیله انتقال اطلاعات و افكار و خواستهای افراد است و در جریان عادی ارتباط مستقیم كه بطور شفاهی صورت می گیرد زبان نقش دو جانبه به عهده دارد از یك طرف منشأارتباط است و اندیشه پیام دهنده را به گیرنده بیان می كند و از طرف دیگر مخاطب طرف گفتگو است و به او پاسخ می دهد (معتمد نژاد، 1371. ص71).

هر زبان بخصوص برای كسی كه با آن تكلم می كند راه دیدن جهان، احساس كردن، در این جهان را  تعیین می كند. تأثیر زبان بر توسعه و پیشرفت تأثیری اساسی است اگر  چه رایانه ها به مراتب از زبان دقیق تر هستند اما زبان انعطافی دارد كه آنها نمی توانند داشته باشند بنابراین زبان است كه برای نظام های پیچیده فرهنگی با مبنا ایجاد می كند (آذرنگ، 1378. ص27).

تحقیقات نشان می دهد كه زبان ملموس ترین و مشهورترین تأثر راه در جهان بینی ما دارد در حالیكه این تأثیر را به خوبی درك نمی كنیم. زبان به تجربیات ما شكل می دهد  و آنچه را كه می بینیم و آنچه را كه نمی توانیم ببینیم آنچه را كه می گویم و آنچه را كه مجاز نیستیم كه بگوییم و اینكه چه كسی چه چیزی را بگوید مشخص می كند. زبان هم بر رابطه با محیط و هم بر روابط با دیگران اثر می گذارد.

یكی از ویژگی های مهم این ارتباط در سازمان حضور فرد در میان كسانی است كه می خواهد به آنان منتقل

كند. انسان تمایل دارد چیزی را بپذیرد كه شخصاً بشنود و با چشم ببیند. این ارتباط به خوبی تأثیر كلام سخنران را در حضار نشان می دهد زیرا می تواند عكس العمل های حاضرین را با بازخوردی سریع و دقیق به سخنران منتقل كند. اشتیاق بیشتر برای شنیدن و یا ادامه بحث ـ سكوت حاضران و نگاههای نافذ از علائمی هستند كه سخنران را از اثربخشی ارتباط مطلع می كند.

ارتباط غیر كلامی

ارتباط غیر كلامی شامل كلیه ارتباطاتی است كه ارتباط انسانها را با یكدیگر برقرار می كنند ولی جزء ارتباطهای مكاتبه ای و كلامی نمی باشد گاهی ارتباطات غیر كلامی بیش از كلمات معانی رامنتقل می كنند عناصر تشكیل دهنده بدن انسان شامل حركات و حالات صورت و حركات غیر فیزیكی، اعم از آگاهانه و ناخودآگاه می باشد حالات صورت را می توان به شكل های 1- علاقه و هیجان 2- لذت و شادی 3- تعجب از جا پریدن 4- عصبی، ‌دلتنگی 5- ترس و وحشت 6-  شرم و خواری 7- اهانت، ‌تنفر 8 – عصبانیت‌، خشم طبقه بندی كرد. چشم ها گویاترین عضو صورت هستند حركات فیزیكی و زبان،‌حركات بدن از عناصر گویای انسان می باشد زبان،حركات بدن شامل حركات واقعی بدن و حالات بدن در حین ارتباط می باشد.

به عنوان مثال بهم گذاشتن پلكها بیان كننده اشتیاق به برقراری ارتباط است. نشستن برروی لبه صندلی ممكن است نشانه عصبی بودن یا اضطراب باشد و تكیه دادن به روی صندلی و خم كردن بازوها می تواند نشانه بی میلی به ادامه بحث باشد.به طور كلی ارتباط غیر كلامی در سازمان در حالی صورت می گیرد كه امكان ارتباط مستقیم با تك تك مخاطبان نباشد و به وسیله دستورالعمل ـ بخشنامه ـ اطلاعیه ـ آیین نامه و یا نامه های كتبی انجام می شود ـ اثر این ارتباط به مراتب كم خواهد بود و نفوذ زیادی در گیرندگان پیام خواهد داشت ( کروبی، 1378. ص 61).