کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان ها

نقش IT در فرآیندهای سازمان، از قبیل تولید و فروش، رشد چشمگیری داشته است. اولین نسخه های فناوری رایانه در ابتدا برای نگهداری اطلاعات عملکرد سازمان استفاده می شد؛ اتفاقات و فعالیت های روزها و هفته های گذشته را در اختیار مدیران قرار میداد. با توسعه سیستمها و فناوری شبکه، امکان جمع آوری و استفاده از اطلاعات همزمان با رخداد آنها فراهم شد؛ یعنی اطلاعات عملیات سازمان در لحظه وقوع از طریق شبکه در اختیار مدیران قرار می گرفت.

بعدها بسیاری از مراحل ثبت دستی اطلاعات به روش های اطلاعات رایانه ای و اتوماسیون تبدیل شد و برخی مراحل کاری کارمندان نیزحذف گردید. سیستم های رایانه ای اکنون امکان مشاهده و نظارت بر عملکردها را فراهم کرده و خطاها و مشکلات کاری را قبل از وقوع به اطلاع کارمندان و مدیران سازمان می رسانند. بسیاری از فرآیندهای دستی قدیمی به طور کامل اتومات شده اند. این تحولات موجب تغییرات مهمی در ساختار شغلی و تخصصی پرسنل شده است. برخی مشاغل حذف شده اند و برخی کارها که قبلاً دستی انجام میشد. از طریق رایانه و به شیوه های جدید انجام می شوند؛ برای مثال، برنامه ریزها یا افراد مسئول کنترل پروژه ها، که قبلاً کار خود را به روشهای سنتی و روی کاغذ و فرمهای دستی انجام می دادند.

اکنون با بکارگیری سیستمهای رایانه ای، تبدیل به کاربران تخصصی و برنامه نویس رایانه ای شده اند و قدرت و مهارت شغلی خود را چندین برابر توسعه داده اند. استفاده از فناوری اطلاعات، علاوه بر اثر روی طبیعت کار و محیط کار، نحوه رقابت سازمانها را هم تغییر داده است. IT موجب توسعه و بهینه عملیات داخلی سازمانها، کاهش هزینه های داخلی و تسریع در امر تولید شده است.کاهش هزینه های فرصت سودآوری حتی در قیمت پایینتر برای محصولات را نیز ممکن ساخته است با سرعت عمل در رساندن محصول به بازار، دسترسی به سود سریعتر رخ میدهد. IT به یاری فرآیندهای بازاریابی و فروش آمده و سرعت عمل در بازاریابی را خصوصاً در مواردی که محصولات جدید موجب کاهش قیمت و پایمال شدن فرصتها می شود بهبود بخشیده می شود.اطلاعات دقیقتری از مشتری در اختیار عوامل فروش در سازمان قرارگرفته و نیاز مشتری به موقع تشخیص داده می شود.محاسبه قیمت دقیق محصول متناسب با نیاز و منابع هر مشتری امکانپذیر است.بکارگیری سیستمهای IT فرآیندهای خرید و انتقال را نیز ساده تر و سریعتر نموده است.نقش IT تنها به خرید محصول توسط مشتری ختم نمی شود؛بلکه میتواند خدمات مشتری را از طریق حفظ اطلاعات عمومی از هر مشتری و اطلاعات ارتباطات مشتری توسعه و بهبود بخشد.حتی امروزه ازIT همراه با محصول و خدمات استفاده می شود و کارایی بیشتری برای مشتری ابداع می کند؛برای مثال حتی اتومبیل که یک کالای فیزیکی است از طریق فناوریهایIT می تواند به سیستمهای ترمز جدید معروف به ABC مجهز گردد. ( زرگر، 1382، ص 20)

مدیران باید توانایی درک وکاربرد فناوری اطلاعات را داشته باشند. کار با رایانه وتوانایی بهره برداری ازشبکه اینترنت ازضروریات مهارتهای مدیران درعصر نوین است امروزه رایانه ها همان نقشی را ایفا می کنند که تلفها در چند دهه گذشته داشته اند. بنابراین فناوری اطلاعات بخش تفکیک ناپذیر از مشاغل مدیران است. مدیران باید بتوانند کارشناسان فنی را به تفکر وادارند، تا نوآوریهای فناوری در تغییرماهیت مشاغل وامورسازمان،در جهت بهره وری واثربخشی بیشتر استفاده کنند.دردنیای کنونی نظام مدیریت سنتی دچار تحولات عمیقی شدهاست. جریان عظیم اطلاعات، فرآیند تصمیم گیری را نیازمند آشنایی کامل مدیران با نظامهای اطلاعاتی واستفاده بهینه ازآن ساخته است.

چالش اطلاعات وتقابل مدیران سطح عالی سازمان با آن، مستلزم تغییرات بنیادین سازمان و تطابق ساختارهای سنتی مدیریتی با تعاملهای محیطی است. نظام مدیریت سنتی سه منبع اصلی رابرای داشتن عملکرد مطلوب درسازمان لازم می داند. منابع فیزیکی، سرمایه ومنابع انسانی،میراث باقی مانده ازنگرش سنتی است.

با رشد فناوری از یک سووخارج شدن فرآیندهای سازمانی ازحالت ایستا ازسوی دیگر، سازمانها نیازمند بازنگری مجدد درعملکرد خود هستند تا با ایجاد زمینه های مساعد بتوانند به رشد وپویایی لازم برای تطبیق با تغییرات فناوری ومحیطی نایل آیند. امروزه یک مدیر موفق می تواند به نحوی مطلوب وشایسته از فناوری اطلاعات درارتقاء نقش مدیریتی خود استفاده کند والگوهای جدید مدیریتی ایجاب می نماید مدیرانی که تفکر دیجیتالی لازم را ندارند ضمن آموزشهای فشرده با فناوری اطلاعات و کاربردهای آن آشنا گردند.(صرافی زاده، 1383،ص22) تاثیر اتوماسیون در مرحله اول جایگزین کردن سرمایه به جای نیروی کار انسانی است.. تاثیر نظام اطلاعات پیشرفته این است که کارمندان و مدیران را در تصمیم گیری موثر تر یاری می دهد. اثر تغییر زمانی حاصل می شود که موسسه تصمیم می گیرد تا فرآیند خود را مهندسی مجدد کند تا به کارکرد بالاتری دست یابد (صرافی زاده، ص30:83) فناوری اطلاعات می تواند علاوه بر رشد در آمد ها و کاهش هزینه ها مزایای متعددی برای سازمان به همراه داشته باشد:

  • توانایی کسب اطلاعاتی که در گذشته مکان پذیر نبوده است.
  • کسب اطلاعات به هنگام و به موقع
  • بهبود عملیات سازمان
  • توانایی انجام محاسباتی که قبلاً میسر نبوده است.
  • بهبود در کیفیت و دقت در کار ها
  • بهبود تصمیم گیری
  • ارتباطات و هماهنگی بیشتر در سطح موسسه
  • بهبود خدمات مشتریان
  • ایجاد یپوند میان مشتریان و تدارک کنندگان کالا
  • کاهش زمان فرآیند کار
  • پشتیبانی از استرتژیهای سازمان
  • بهبود رقابت
  • بهبود و طراحی مجدد فرآیند های کار
  • سازماندهی و طراحی مجدد سازمان از طریق متغیر های فناوری اطلاعات (صرافی زده، ص 1383:35).

دانشگاه “ام آی تی ” در سال های 90- 1984 میلادی پژوهشی را با هدف بررسی تاثیر فناوری اطلاعات بر سازمان ها انجام داد. اولین و مهمترین یافته این پژوهش، نقش این فناوری در میسر ساختن تغییرات بنیادین در چگونگی انجام کارهای تولیدی، هماهنگی و مدیریتی است. در کارهای تولیدی، نقش فناوری اطلاعات قابل ملاحظه است. سه حوزه تولید کالا، تولید اطلاعات و تولید دانش با کاربرد روبوت ها، ابزار کنترل فرآیند، کامپیوترها و نرم افزارهای گوناگون تغییرات زیادی می کنند. کارهای هماهنگی نیز در سه زمینه دستخوش دگرگون ی های اساسی خواهند شد. مقوله فاصله به سوی صفر میل می کند و روز به روز از اهمیت آن کاسته می شود. بنابراین محل کار و چگونگی گزینش همکاران مورد بازنگری قرار می گیرد. زمان نیز به سمت صفر میل می کند یا اهمیت آن کاهش پیدا می کند. بدین ترتیب، سازمان های واقع در افق های زمانی گوناگون با استفاده از فناوری به راحتی مسئله تفاوت در زمان های خود را حل می کنند (علیدوستی، 1384 ص 15).

به منظور طراحی و توسعه فناوری اطلاعات در هر سازمانی، طراحان و مجریان باید ویژگی هایی چون دانش به روز، آگاهی از جدیدترین تحولات در زمینه فناوری اطلاعات، آینده نگری در طرح ها و برنامه های خود، داشتن روحیه همکاری، انعطاف پذیری، کار گروهی و پشتیبانی در اجرای طرح های تخصصی توسعه فناوری اطلاعات را در خود داشته باشند (سبحانی نژاد، 1386 ص 28).

اولین اثر ورود فناوری اطلاعات به یک سازمان و شاید مهمترین اثر آن بر روی شیوه مدیریت ارشد سازمان باشد. اینکه یک مدیر تا چه اندازه به فناوری اطلاعات اعتقاد داشته باشد و نیاز سازمان خود را بداند بسیار مهم است. ورود فناوری اطلاعات به یک سازمان، تغییرات بنیادینی را در ساختار و امور آن سازمان ایجاد می کند. بالطبع هر تغییری با مقاومت روبرو می گردد، نقش مدیر سازمان در این زمان مشخص می شود. موفقیت یا عدم موفقیت ایجاد و استقرار فناوری اطلا عات در یک سازمان بستگی به حمایت و پشتیبانی مدیران ارشد آن سازمان دارد. علاوه بر این، نقش مدیران میانی و مدیران عملیاتی و سپس سرپرستان نیز اهمیت داشته، آنها باید فرهنگی فناوری اطلاعات را درک نموده و در واحدهای خود نیز فرهنگ سازی نمایند (علیدوستی، 1384 ص 37).