سیستم های کنترل داخلی

عصر اطلاعاتی جدید کاملاً به AIS وابسته است اما برای پاسخ به نیازهای اطلاعاتی ما پیچیدگی و وابستگی آن به فناوری بیش از پیش افزایش یافته است. این پیچیدگی و اهمیت AIS باعث می شود که سازمان های تجاری برای اطمینان از کنترل مناسب بر روی AIS فعلی خود به این سیستم نیاز پیدا کنند. در زمان های مختلف، سازمان تجاری این سیستم را بررسی می کند تا از مناسب بودن کنترل و عملکرد صحیح آن مطمئن شود. در واقع کنترل فرایند اِعمال نفوذ بر روی فعالیت های یک شیء، ارگانیسم یا سیستم است. AIS مستلزم پردازش تراکنش هایی است که ابزارهای حفظ سوابق مالی هستند. این سیسم ها به شناسایی، جمع آوری، تحلیل، دسته بندی، ثبت، خلاصه سازی و گزارش تراکنش ها و سایر رویدادها می پردازند. کنترل های داخلی تمام سیاست ها و رویه های پذیرفته شده مدیران یک نهاد را به منظور کمک به تحقق اهداف مدیران برای اطمینان از اجرای منظم و کارآمد کسب و کار (حتی الامکان) را شامل می شوند این اهداف عبارتند از پایبندی به سیاست های مدیریت، حفاظت از دارایی ها، جلوگیریاز تقلب و خطا و شناسایی آن ها، دقت و کامل بودن سوابق حسابداری، و آماده سازی به موقع اطلاعات مالی مطمئن. کنترل داخلی فرایندی است که تحت تأثیر هیئت مدیره، مدیریت و سایر کارکنان قرار دارد و هدف از طراحی آن ارائه تضمین منطقی در مورد تحقق اهداف در دسته های قابلیت اطمینان گزارش دهی مالی، انطباق با قوانین و مقررات کاربردی و اثربخشی و کارایی عملیات است. سیستم های اثربخش کنترل داخلی برای موفقیت عملیات کسب و کار و نیز کنترل حسابداری و کنترل اداری ضروری هستند. این سیستم ها به بخش سیستم های اطلاعاتی حسابداری کمک می-کنند تا اطلاعات مطمئن و مرتبط تولید کنند. در صورت وجود سیستم جامع کنترل داخلی در یک سازمان می توان سایر مشخصات کیفی اطلاعات حسابداری را نیز محقق کرد. کنترل های داخلی رویه هایی برای بسترسازی حفظ دارایی ها، تضمین گزارش های حسابداری مطمئن، ارتقای کارایی و تشویق پایبندی به سیاست های شرکت هستند. کنترل های داخلی برای تحقق اهدافی مانند اجرای منظم و کارآمد تراکنش های حسابداری، حفاظت از دارایی ها برای پایبندی به سیاست مدیریت، جلوگیری از خطا و شناسایی خطا، جلوگیری از تقلب و شناسایی تقلب و تضمین دقت، کامل بودن، قابلیت اطمینان و آماده سازی به موقع داده-های حسابداری ضروری هستند. اگر کنترل داخلی مناسب در هر سازمانی وجود داشته باشد مدیران آن سازمان می توانند با اطمینان بیشتری از اطلاعات ارائه شده AIS برای ادامه صحیح فعالیت های تجاری خود استفاده کنند. اما اگر کنترل داخلی قدرتمند نباشد مدیران سازمان نمی توانند به اهداف خود دست پیدا کنند. سیستم کنترل داخلی از دو دسته اصلی تشکیل می شود یعنی کنترل حسابداری و کنترل اداری. با مرور گزارش های سالانه و مدیران اجرایی شرکت های منتخب مشخص می شود که شرکت های منتخب یک سیستم اثربخش کنترل داخلی را به عنوان بخشی از حاکمیت شرکتی مناسب ایجاد کرده اند تا پاسخگویی، صحت و امنیت دارایی ها و نیز اطلاعات خود را حفظ کنند. سیستم کنترل داخلی شرکت را در خصوص پردازش تمام تراکنش ها، سطح اختیار برای تأیید تراکنش، مستندسازی، دسترسی به سیستم ها، و مسئولیت های مرتبط راهنمایی می کند. با تکامل پیوسته کسب و کار شرکت ها، الزامات اصلاح و بهبود سیستم های کنترل داخلی نیز به فرایندی پیوسته تبدیل شده است. حسابرسان خارجی و حسابرسان داخلی به صورت سالانه به بررسی کنترل های داخلی شرکت می پردازند. برای اطمینان از حفاظت مناسب از دارایی ها، راستی آزمایی فیزیکی دارایی های شبکه ای به صورت دوره ای انجام می شود و تمام ریسک های مرتبط با این دارایی ها در سطح ملی و بین المللی رفع می شود. کنترل داخلی فرایندی است که تحت حمایت هیئت مدیره، مدیران و سایر کارکنان یک نهاد است و هدف از طراحی آن ارائه تضمین منطقی درباره تحصص اهداف شرکت در حوزه اثربخشی و کارایی عملیات، قابلیت اطمینان گزارش دهی مالی و انطباق با قوانین و مقررات است. مشخصه های اصلی سیستم فعلی کنترل  داخلی شرکت 1 عبارتند از مسئولیت های واحدی تخصیص یافته و تفکیک شده، تراکنش های روزمره و ثبت (که تحت نظارت مقامات مسئول هستند)، وجود سیستم صدور مجوز که برای ایجاد کنترل حسابداری بر روی دارایی ها، تعهدات، درآمد و هزینه ها مناسب است، وجود سیستم مقایسه دوره ای موارد ثبت شده با دارایی ها و تعهدات واقعی و اقدام در جهت اصلاح مغایرت ها و وجود یک رویه ثبت که بررسی کند مجوز تراکنشی که قرار است ثبت و پردازش شود صادر شده باشد. مزایای سیستم های فعلی کنترل داخلی شرکت 1 این است که دارایی ها حفاظت می شوند، تراکنش ها به درستی پردازش و ثبت می شود، اختیار و مسئولیت در کنار هم قرار می گیرند، به صورت منظم بر روی تراکنش های روزمره نظارت می شود، دارایی ها به درستی مدیریت می شوند و گزارش دهی مالی دقیق و افشای مناسب صورت می گیرد. مشخصات سیستم های کنترل داخلی شرکت 2 عبارتند از تراکنش ها و ثبت روزمره که تحت نظارت مقامات مسئول هستند، و وجود یک رویه ثبت که بررسی می کند مجوز تراکنشی که قرار است ثبت و پردازش شود صادر شده است. مزایای سیستم های فعلی کنترل داخلی شرکت 2 عبارت است از پردازش و ثبت صحیح تراکنش ها. کنترل داخلی شرکت 2 بر روی گزارش دهی مالی فرایندی است که هدف
آن ارائه تضمین منطقی درباره قابلیت اطمینان گزارش دهی مالی و آماده سازی صورت های مالی برای اهداف خارجی طبق اصول حسابداری پذیرفته شده عمومی است. کنترل داخلی بر روی گزارش دهی مالی شامل سیاست ها و رویه-هایی نظیر ارتباط با حفظ سوابق (که (با جزئیات منطقی) به شکل دقیق و منصفانه تراکنش و واگذاری دارایی ها را نشان می دهد)، ادامه تضمین منطقی ثبت تراکنش ها (که برای آماده سازی صورت های مالی مطابق با اصول حسابداری پذیرفته شده عمومی ضروری است)، و بررسی مطابقت رسیدها و هزینه ها با اختیارات مدیران و رؤسا و ارائه تضمین منطقی درباره جلوگیری از خریدهای غیرمجاز یا شناسایی به موقع آن ها، استفاده از دارایی ها یا واگذاری آن ها که می تواند تأثیر قابل توجهی بر صورت های مالی داشته باشد. مشکل سیستم های فعلی کنترل داخلی شرکت 2 این است که تمام حوزه ها به طور کامل تحت پوشش سیستم کنترل داخلی قرار نگرفته اند و پیشنهاد ما در مورد سیستم های فعلی کنترل داخلی به این شرح است: بررسی های فیزیکی باید به طور منظم انجام شود و وظایف و مسئولیت ها باید به روشنی تقسیم شود.

http://modir3-3.ir/images/drarticle.png